员工建档与薪资规则

首页　|　人事管理　|　财务管理　|　数据分析　|　系统管理配置

05 员工档案新增与薪资规则配置

员工资料是工资表的底层数据。新增员工前必须先确认企业，新增后要检查基础档案、薪资口径、银行卡和状态，避免后续导出工资表或做账时再返工。

1、进入企业与员工

图5-1：`人事管理 / 企业与员工`。编号区域用于定位企业列表、员工检索、新增员工和员工列表。

操作步骤

1. 点击顶部 人事管理。
2. 点击左侧 企业与员工。
3. 在企业列表中选择员工所属企业。
4. 先用姓名、工号、部门或岗位搜索，确认员工是否已经存在。
5. 确认不存在后，再点击 新增员工。

2、新增员工基础档案

图5-2：点击 `新增员工` 后进入新增页。先填写基础档案，不要直接拉到下方保存。

基础档案建议按顺序填写：

字段	填写要求	为什么重要
所属企业	必须与当前企业一致	决定工资表、发票归集、成本归属
姓名	与身份证、合同或工资表一致	影响工资单和后续银行发放名单
工号	按企业内部编号填写	方便后续按员工唯一编号检索
所在部门	按实际组织归属选择	影响部门维度统计和成本分析
入职日期	按真实入职日期填写	影响入职当月工资折算
离职日期	未离职不填	填错会导致员工不参与后续月份工资
人员状态	在职、离职等状态要准确	影响是否纳入当月工资计算

3、设置工资口径与工资项目

图5-3：新增员工页面下方继续维护手机号、身份证、银行卡、工资口径等信息。保存前至少应补齐后续发薪需要的字段。

选择完入职时间后，需要继续填写员工的薪资相关信息。这里是后续工资表、个税、社保测算和做账成本的基础。

项目	填写说明	注意事项
工资口径	选择员工工资类型，例如税前工资、税后工资、兼职、个体户、挂靠等	必须与企业工资表和合同口径一致
岗位工资	填写员工固定岗位工资	若选择税后工资，应确认系统是否需要反算税前
绩效工资	填写绩效工资或绩效基准	没有绩效工资的员工可按规则留空或填 0
补贴与扣减	填写餐补、交通补、请假、缺勤等项目	不确定的金额不要用猜测数字占位
专项附加扣除	员工有专项附加扣除时填写	当月无法确认时，应标记待确认

同时补齐后续发薪需要的信息：

1. 手机号、身份证：不影响当月工资计算时可后补，但建议尽量填写，便于后续核验。
2. 银行卡号、所属银行、开户行：导出银行发放版时会直接使用，缺失会导致财务再次补录。
3. 薪资口径：选择全职、兼职、个体户、挂靠、科目等口径时，要与企业规则一致。
4. 岗位工资、绩效工资、补贴项、扣减项：金额字段不确定时不要随便填，先标记待确认。

填写习惯： 能确定的字段一次性填完整；暂时无法确认的金额，不要用猜测数字占位，应在沟通记录或问题清单中标记。

4、设置考勤与计薪规则

图5-4：员工工资是否正确，除了档案和薪资口径，还要看当月考勤与计薪规则是否完整。

员工个人规则原则上应继承企业默认规则。只有员工存在特殊情况时，才单独调整个人规则，并保留调整原因。

检查项	操作说明
考勤规则	确认本月出勤、请假、缺勤是否已同步或录入
计薪规则	确认是否按自然月、考勤、入离职折算等方式计算
员工状态	离职、停薪、兼职、个体户等特殊状态要在工资生成前确认
保存结果	修改后回到列表或详情页确认规则已生效

操作原则： 企业默认规则用于大多数员工；员工个人规则只处理特殊情况。不要为了处理某个员工的问题，直接修改企业默认规则。

5、查看员工详情

图5-5：员工保存后，可在列表点击 `详情`。详情页用于复核基础档案、薪资信息和后续计算口径。

详情页复核顺序：

1. 先看员工姓名、工号、部门和状态是否正确。
2. 再看工资口径、合同薪资、企业真实支出是否合理。
3. 检查银行卡、开户行是否完整。
4. 若员工是兼职、个体户、离职结薪或挂靠发薪，应额外确认备注和规则。

6、生成月报前的检查

图5-6：员工资料维护完成后，应进入考勤记录和每月报表，确认员工会被正确纳入当月工资。

生成月报前至少确认：

1. 员工已在正确企业下。
2. 入职和离职日期不会影响本月工资范围。
3. 工资口径、岗位工资、绩效工资和补贴扣减项已确认。
4. 银行卡信息满足导出工资表要求。
5. 当月考勤已同步或录入完成。

新增员工完成标准：

• 员工姓名、工号、入职时间无误；
• 工资口径明确为税前或税后，或已明确为兼职、个体户、挂靠等口径；
• 岗位工资、绩效工资、补贴扣减录入正确；
• 社保、公积金、专项附加扣除等与实际情况一致；
• 考勤规则、计薪规则已保存；
• 员工状态可以在企业员工列表中正常显示。