员工建档与薪资规则

05员工建档与薪资规则

员工档案是工资核算、银行发放和财务处理的基础数据。标准操作顺序为：先确认企业默认规则，再进入 人事管理 / 企业与员工，点击右侧 新增员工。新增员工时应完整核对姓名、工号、入职时间、工资口径、岗位工资、绩效工资和计薪规则。

1、进入企业与员工

图5-1：`人事管理 / 企业与员工`。左侧选择企业，右侧先查找员工，确认不存在后再点击 `新增员工`。

操作步骤

1. 点击顶部 人事管理。
2. 点击左侧 企业与员工。
3. 在企业列表中选择员工所属企业。
4. 在员工列表上方按姓名、工号、部门或状态筛选，确认员工是否已经存在。
5. 确认不存在后，再点击右上方 新增员工。
6. 如果企业默认规则刚调整过，新增前先确认左侧选中的企业没有切错。

2、新增员工基础档案

图5-2：点击 `新增员工` 后进入新增页。基础档案中，姓名、工号、入职日期是优先确认项。

进入新增员工界面后，先录入员工姓名、工号，并选择入职时间。基础档案应按顺序填写：

字段	填写要求	重要性
所属企业	默认带出当前企业，保存前仍要确认	决定员工归属和后续工资计算范围
姓名	与工资表或身份证信息保持一致	后续查找员工、核对工资单时会使用
工号	按企业内部编号填写	避免同名员工混淆
所在部门	按实际组织归属选择	便于部门维度统计
入职日期	按真实入职日期填写	影响入职当月工资折算
离职日期	未离职时保持为空	填错会影响后续月份是否纳入工资
人员状态	按在职、离职等真实状态选择	影响当月工资处理范围
薪资口径	按员工实际发薪口径选择	影响后续薪资、社保和成本测算

3、补齐身份与打款信息

图5-3：新增员工页面继续向下，补齐手机号、身份证、银行卡、所属银行、开户行、工资口径、岗位工资和缴纳基数等信息。

选择入职时间后，应继续确认工资口径、岗位工资、绩效工资和专项附加扣除相关信息。页面继续向下后，还需要检查身份信息、打款信息和缴纳基数，这些字段会影响工资表导出、银行发放和做账成本。

项目	填写说明	注意事项
手机号、身份证	应尽量补齐	后续核验和资料归档更方便
银行卡号、所属银行、开户行	按实际收款账户填写	导出银行发放文件时会用到
工资口径	按员工实际口径选择，例如税前或税后	必须与企业规则、合同或工资表一致
岗位工资	填写员工税前或税后的岗位工资	必须与工资口径对应，不得税前税后混填
绩效工资	按已确认绩效金额或绩效基准填写	没有绩效时按企业规则留空或填 0
专项附加扣除	员工提供信息时可在下方维护	也可由员工在年度汇算时自行处理，按企业实际口径执行
默认扣款	有固定扣款时填写	没有扣款时保持页面默认状态
社保基数、公积金基数	按企业确认口径维护	会影响个人承担、企业承担和真实支出

填写要求： 已确认的字段应一次性填写完整；暂时无法确认的金额不得随意填写，应在沟通记录或问题清单中标记，确认后再补充。

4、设置考勤与计薪规则

图5-4：员工页面下方的 `计薪规则`。页面中包含加班费计算、提成影响薪资、餐补、请假影响薪资、旷工影响薪资等开关。

确认完基础薪资信息后，再确认员工考勤计算规则和其他计薪算薪规则。员工个人规则原则上应继承企业默认规则。只有员工存在特殊情况时，才单独调整个人规则，并保留调整原因。

检查项	操作说明
加班费计算规则	开启后按规则参与工资计算，未确认时不得随意打开
提成影响薪资	员工有提成口径时再开启或维护
餐补	有固定餐补时按企业规则设置
请假影响薪资	通常需要结合请假数据参与扣款
旷工影响薪资	通常需要结合旷工记录参与扣款
离职赔付方案	离职员工需要先设置离职日期，再处理赔付口径

操作原则： 企业默认规则用于大多数员工；员工个人规则只处理特殊情况。不得为了处理单个员工问题而直接修改企业默认规则。

5、保存前检查

保存员工前至少确认：

1. 员工已在正确企业下。
2. 入职和离职日期不会影响本月工资范围。
3. 工资口径已明确为税前或税后，岗位工资没有填错口径。
4. 绩效工资、专项附加扣除和固定扣款已经按实际情况处理。
5. 银行卡信息满足导出工资表要求。
6. 社保基数、公积金基数与企业规则一致。
7. 计薪规则没有误打开、误关闭。

新增员工完成标准：

• 员工姓名、工号、入职时间无误；
• 工资口径明确为税前或税后，或已明确为兼职、个体户、挂靠等口径；
• 岗位工资、绩效工资、补贴扣减录入正确；
• 社保、公积金等与实际情况一致；
• 考勤规则、计薪规则已保存；
• 员工状态可以在企业员工列表中正常显示。